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ZB 4/2008

Gewusst wie: Datenschutz

Ein sensibler Umgang mit persönlichen Daten stärkt das Vertrauen der Beschäftigten in das BEM und erhöht ihre Bereitschaft zur Mitwirkung. Worauf sollten Betriebe beim Datenschutz achten?

„Lieber Geld verlieren als Vertrauen“ – diese Aussage des Industriellen und Firmengründers Robert Bosch gilt auch für die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Denn das BEM kann nur gelingen, wenn die Beschäftigten davon überzeugt sind, dass in einem fairen Verfahren alle Möglichkeiten zum Erhalt ihres Arbeitsplatzes ernsthaft geprüft werden – auch wenn im Ergebnis nicht in jedem Fall eine Kündigung ausgeschlossen werden kann.

Geschützt sind die Daten über Fehlzeiten und ihre Ursachen genauso wie Daten über den Gesundheitszustand einer Person und die Behandlung. Für Krankheitsursachen, Krankheits- und Behandlungsverlauf und den aktuellen Gesundheitszustand gilt ein besonders hohes Schutzniveau. Grundsätzlich sind die für das BEM benötigten Daten beim Betroffenen selbst einzuholen. Für die Erhebung von Daten bei Dritten ist die schriftliche Einwilligung des Betroffenen zwingend erforderlich.

Wie sieht eine Einwilligungserklärung aus?

Eine Einwilligungserklärung sollte mit großer Sorgfalt formuliert werden. Eine pauschale Einwilligung oder die schriftlich erklärte Bereitschaft zur Mitwirkung am BEM reicht nicht aus! Damit die Erklärung wirksam ist, muss der Betroffene vor der Datenerhebung umfassend informiert worden sein. Das heißt, er willigt konkret ein, von wem und bei welcher Stelle welche Daten erhoben werden dürfen. Werden später weitere Daten benötigt, ist erneut das Einverständnis des Beschäftigten einzuholen.

Auch die Weitergabe von Daten muss von einer Einwilligung gedeckt sein. Das gilt sogar innerhalb des betrieblichen Integrationsteams! Lediglich die Information, dass der Mitarbeiter innerhalb der letzten zwölf Monate sechs Wochen arbeitsunfähig war, darf der Arbeitgeber auch ohne Einverständnis der betroffenen Person an den Betriebs- oder Personalrat sowie an die Schwerbehindertenvertretung weitergeben.

Was geschieht nach dem BEM mit den Daten?

Rechtliche Vorschriften dazu, ob und wie lange die im Laufe des Verfahrens gewonnenen Unterlagen und Daten aufzubewahren sind, gibt es nicht. In die Personalakte gehören nur die Eckdaten des Verfahrens: die Erklärung darüber, dass ein Betriebliches Eingliederungsmanagement angeboten und durchgeführt oder dass es abgelehnt wurde, sowie die Dokumentation der umgesetzten Maßnahmen. Besonders geschützte Daten, wie Gutachten und Stellungnahmen der behandelnden Ärzte, der Reha-Träger oder des Sozialdienstes, gehören nicht in die Personalakte, allenfalls in die Akten des betriebsärztlichen Dienstes. Es kann aber auch vereinbart werden, dass diese Unterlagen dem Betroffenen nach Ablauf einer vereinbarten Zeit ausgehändigt oder dass sie vernichtet werden.


TIPPS

  • So viele Daten wie nötig, so wenig Daten wie möglich erheben.
  • Detaillierte Regelungen zum Datenschutz in eine Betriebsvereinbarung aufnehmen.
  • Interessenkonflikte der Mitglieder des betrieblichen Integrationsteams mit anderen Funktionen ausschließen.
  • Letztlich gilt aber: Ohne Vertrauen geht es nicht!

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Wichtiger Hinweis:
Die Artikel im ZB-Archiv geben die jeweils gültige Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Integrationsamt.