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Datenschutz

Was die SBV beachten muss

Der Umgang mit vertraulichen Informationen gehört zur täglichen Arbeit einer Schwerbehindertenvertretung (SBV). Dieser "Grundkurs" in Sachen Datenschutz erklärt die gesetzlichen Regelungen.

ZB 3-2019

Datenschutz

Was die SBV beachten muss

Alle reden über Datenschutz. Auch bei den Schwerbehindertenvertretungen (SBV) gibt es viele Fragen zu dem Thema. Denn der Umgang mit vertraulichen Informationen gehört zu ihrer täglichen Arbeit. Ein kleiner Grundkurs in Sachen Datenschutz.

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Datenschutz – die Vermeidung des "gläsernen Menschen", (c) iStock/B&M Noskowski
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Egal, ob sie Einsicht in Personalunterlagen erhält, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse erfährt oder im SBV-Büro eigene Unterlagen verwaltet: Wenn es um personenbezogene Daten oder betriebliche Interna geht, ist die Schwerbehindertenvertretung zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Darüber hinaus muss sie die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen beachten, wenn sie Daten von Beschäftigten verarbeitet (siehe Info-Box). Von grundlegender Bedeutung sind hierbei die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Wichtige Ausnahmen: Sowohl die Kommunikation zwischen Vertrauensperson und stellvertretenden Mitgliedern als auch die Weitergabe von Informationen an eine neue Vertrauensperson sind möglich, ohne die Regelungen des Datenschutzes zu verletzen.

UM WAS GEHT ES?

Wenn im Folgenden von "Daten" die Rede ist, sind personenbezogene Daten gemeint. Darunter fallen: Name, Alter, Familienstand, Geburtsdatum und -ort, Anschrift, Telekommunikationsdaten, Ausbildung/Qualifikation sowie Einkommen. Zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten gehören Angaben zur Gesundheit (zum Beispiel genetische Daten, Krankheiten), biometrische Daten, Herkunft, politische Meinungen/Parteizugehörigkeit, religiöse/weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Sexualleben/sexuelle Orientierung.

Unter "Datenverarbeitung" versteht das Gesetz das Erheben, Speichern, Ändern, Verwenden und Übermitteln von Daten.

VERBOT MIT ERLAUBNISVORBEHALT

Ein Grundprinzip des Datenschutzes lautet: Jede Datenverarbeitung ist verboten, außer sie ist durch eine gesetzliche Bestimmung erlaubt oder die betroffene Person hat ihr Einverständnis dazu gegeben.

Wann erlaubt? Arbeitgeber können sich hierbei auf § 26 BDSG berufen: Danach dürfen sie Daten verarbeiten, die für das jeweilige Arbeitsverhältnis "erforderlich" sind. Zum Beispiel um gesetzliche Rechte und Pflichten erfüllen zu können. Auch Tarifverträge oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen können weitere Regelungen zur Datenverarbeitung beinhalten.

Gesundheitsdaten Unter einem besonderen Schutz stehen hochsensible persönliche Daten, beispielsweise zur Gesundheit, zu einer Behinderung oder Gleichstellung. Sie dürfen nur verarbeitet werden, um Rechte oder Pflichten aus dem Arbeits- oder Sozialrecht wahrzunehmen. Hierzu muss die Einwilligung der betroffenen Person in schriftlicher Form vorliegen.

Verantwortliche Stelle Für die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz im Unternehmen ist der Arbeitgeber verantwortlich. Die Schwerbehindertenvertretung gilt als Teil der verantwortlichen Stelle beim Arbeitgeber und steht insofern mit in der Pflicht. Wenn sie selbst Daten erhebt und diese nutzt, handelt sie eigenverantwortlich.

PFLICHTEN DER SBV

Informieren Bevor die Schwerbehindertenvertretung Daten erfragt, muss sie die betroffene Person transparent und ausführlich informieren. Dazu gehören Angaben über Art der Daten, Verwendungszweck, Verantwortliche und Beteiligte, Speicherdauer sowie über die Rechte der betroffenen Person (unter anderem: Recht auf Zugriff, Berichtigung, Widerspruch und Löschung).

Daten vermeiden Es gilt das allgemeine Gebot der Datensparsamkeit: "So wenige Daten wie möglich, so viele wie nötig." Die Sammlung von Daten ohne besonderen Anlass – zum Beispiel für eine Schwerbehindertenkartei – ist mittlerweile unzulässig.

Zweckgebunden verwenden Die Schwerbehindertenvertretung darf von ihr gesammelte Daten von Personen, die über die im Betrieb bekannten Informationen hinausgehen, nur zu dem Zweck verwenden, für den sie erhoben wurden und für den ihr eine Einwilligung vorliegt.

Vor unbefugtem Zugriff schützen Wenn die Schwerbehindertenvertretung auf ihrem Rechner personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, muss sie sicherstellen, dass die gespeicherten Informationen vor einem unbefugten Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen geschützt sind und ihre Weitergabe nachverfolgt werden kann. Personenbezogene Daten dürfen nicht unverschlüsselt per E-Mail übermittelt werden.

RECHT AUF ARBEITGEBER-INFORMATION

Als Teil der verantwortlichen Stelle ist die Schwerbehindertenvertretung kein "Dritter" im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes. Deshalb stellt die Unterrichtung der Schwerbehindertenvertretung durch den Arbeitgeber keine Datenübermittlung im Sinne des Gesetzes dar. Der Arbeitgeber kann somit Informationen nicht mit dem Hinweis auf den Datenschutz verweigern.

 

WEITERE INFORMATIONEN

Rechtliche Grundlagen

Für privatwirtschaftliche Unternehmen und öffentliche Stellen sind seit Mai 2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) maßgeblich. Auf Länderebene gibt es teilweise eigene Datenschutzgesetze für Landes- und Kommunalbehörden.

Die Verschwiegenheitspflicht nach § 178 Absatz 3 Satz 2 und § 179 Absatz 7 SGB IX gilt nicht gegenüber Stellen oder Personen, die kraft ihres Amtes ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet sind wie Betriebs- oder Personalrat, Integrationsamt und Rehabilitationsträger. Für diese Sozialleistungsträger gelten spezielle Datenschutzregelungen im SGB X.

Bitte beachten: Das Thema Datenschutz kann hier weder vollständig noch rechtlich vertiefend dargestellt werden. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten Ihres Betriebes oder Ihrer Behörde.

 

WEITERE INFORMATIONEN

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